Время — деньги. Как правильно делегировать?

Содержание

1. Что значит «делегировать»?
2. Почему делегировать полезно?
3. Почему люди не делегируют?
4. Что можно делегировать?
5. Что нельзя делегировать?
6. Как правильно делегировать: 7 золотых принципов Брайана Трейси
7. Вывод

«Ну почему в сутках всего
24 часа?».

«Я зашиваюсь. Ставлю себе на день 9 задач, выделяю из них 4, а выполняю только
2…».

«Как стать продуктивнее?».

«Как распоряжаться
своим временем эффективней?».

«Почему я делаю всё
сам?».

Если вы часто говорите себе подобные
фразы — пришла пора что-то менять. Как? ДЕЛЕГИРУЙТЕ!

Как правильно делегировать и в каких
случаях? Что на этот счёт думает Брайан Трейси? Читайте далее.

Что значит «делегировать»?

Делегирование — это передача дел, полномочий или ответственности другим людям: сотруднику, другу, знакомому, супругу.

Обычно о делегировании говорят в
контексте менеджмента и бизнес-управления. Когда, например, руководитель решает
снять с себя ряд «простых» полномочий, передавая дела штатным сотрудникам или на
аутсорсинг. Однако делегировать можно и те задачи, которые работы не касаются.
Банальный бытовой пример: покупка продуктов в семье. Если закупками занимаетесь
обычно вы, но супруг/а этим вечером как раз будет недалеко от магазина — почему
бы не попросить его/её по пути захватить что-то для ужина?

Почему делегировать полезно?

Умение делегировать — пожалуй,
ключевой навык и руководителя, и продуктивной личности в целом. Если вы умеете
поручать дела, грамотно ставите задачи и благодарите за помощь, то сделаете
больше и, соответственно, придёте к более высоким результатам.
Одна голова хорошо, а две — лучше. Не имей сто рублей, а имей сто друзей. Оптимизируй
всё, что можешь оптимизировать. Достаточно народных мудростей? Или
вы до сих пор уверены, что лучше вас с вашими обязанностями не справится никто?

Плюсы делегирования

Конечно, поручив задачу кому-то другому, вы вряд ли получите
такой же результат, как если бы принялись за дело сами. Но вдруг результат
окажется даже ещё лучше?

Чем же вам «грозит»
успешное делегирование:

1. Вы разгрузите свой график и освободите
время для выполнения действительно важных и сложных задач

У вас появится ресурс, чтобы
сосредоточиться на тех делах, хорошо выполнить которые можете только вы. В
перспективе это может привести компанию к более высокой прибыли, а вас — к
свободе. Ведь у вас появится больше времени для самореализации, личных
увлечений и близких людей.

2. Вы
повысите мотивацию своих сотрудников

Ваше поручение для кого-то может
стать возможностью проявить себя или обеспечить себе дополнительный заработок. Это
отлично мотивирует — возможно, сотрудник взглянет на задачу с иного ракурса и
предложит идеи, о которых вы не думали, но которые приведут к успеху.

3. В
вашем коллективе станет больше доверия

Как может мыслить ваш сотрудник: «Ого!
Руководитель поручил мне столь важную задачу — значит он мне доверяет и ценит
меня как компетентного специалиста». Делегируя полномочия, вы даёте понять
своим подчинённым, что верите в них. Кроме того, делегирование, как и создание
эффективного коллектива, невозможно без здоровой взаимозависимости. Работа в
команде, где у каждого есть своя зона ответственности, а также возможность
положиться друг на друга, сплачивает и сближает людей. Доброжелательная
атмосфера в свою очередь сказывается на продуктивности.

Почему люди не делегируют?

Причина 1. Вы неверно расставили приоритеты

Если все ваши задачи свалены в
кучу, вы не сумели определить их приоритетность, сложность, срочность, важность
— делегировать невозможно. Ведь даже при работе с утра до ночи кажется, что
дела не выполняются, а только копятся, и снежный ком проблем вот-вот уничтожит вас
— такого трудолюбивого, исполнительного и ответственного.

Самое время вооружиться ручкой,
бумагой. Выявите свою цель, выпишите задачи для её достижения. Составьте список
дел — и текущих, и глобальных — которые занимают вашу голову. А затем
воспользуйтесь матрицей Эйзенхауэра,
самой популярной техникой, когда требуется расставить приоритеты.

Распределите
задачи по секторам: важное-срочное; неважное-срочное; важное-несрочное и
неважное-несрочное. То, что окажется в квадрате «срочное-неважное», однозначно
следует поручить кому-то другому. Кстати, в таком случае будет соблюдаться
принцип Парето (закон 80/20), когда вы делаете 20%, а получаете 80% результата.

Причина 2. Вам кажется, что делегировать слишком сложно и долго. Проще
сделать самому.

Действительно, когда у вас завал
и запара, может казаться, что времени ещё и на делегирование, а уж тем более на
контроль за исполнением — нет. Однако чаще всего, чтобы разгрузиться, то есть
делегировать часть задач, достаточно нескольких часов, а то и минут. Разработайте
общий план, методику действий — потом затраченное время обязательно окупится.

Причина 3. Вы чувствуете вину, когда «сваливаете» свою работу на чужие
плечи.

Если вы оцениваете делегирование,
как поручение кому-то «чёрной», «грязной» работы, то чувство вины логично. Никто
не хочет выглядеть в чьих-то глазах «плохим боссом». Однако далеко не всегда
нужно доказывать окружающим, что некоторые дела недостойны вашего времени, сил
и внимания. В конце концов то, что вы не любите делать что-то рутинное, ещё не значит, что не найдутся люди, которым это нравится. У каждого
человека свои наклонности, таланты и способности. Можно найти человека, которые
делает то же самое лучше вас. Кроме того, человек получает вознаграждение —
поэтому чувство вины здесь излишне.  

Причина 4. Вам трудно полагаться на других, быть от кого-то зависимым.

Многих людей, особенно матёрых
специалистов в своей области, сковывают убеждения: «Никто не может сделать
этого кроме меня» или «Я в этом лучший, никто не справится с задачей так же
хорошо». Часто такие представления возникают у тех, кому в детстве тяжело было
доверять взрослым.

Посмотрите на
делегирование как на возможность для личностного роста. Так можно порвать с
негативным детским опытом и внезапно обнаружить, что другие люди тоже ответственные и тоже могут предлагать достойные идеи.

Причина 5. Вы боитесь потерять значимость в глазах других

Некоторые избегают делегировать
из-за страха, что если кто-то другой сможет справиться с задачами так же, а то
лучше, их перестанут ценить, в них перестанут нуждаться как в специалистах. Но
если хорошо подумать, мы нуждаемся в других людях не только потому, что кто-то
многозадачный или умеет справляться с трудностями. Мы ценим людей за их
уникальные навыки, за неповторимый опыт, за личные взгляды и особенности.
Полезно иногда ослабить узду, поручить дела и освободить себе время для новых
интересных проектов.

Что можно делегировать?

Какие же задачи стоит оставить
себе, а какие — поручить другому? Помочь в этом вопросе могут различные техники
расстановки приоритетов. Как правило, делегировать задачи можно, если они:

1. Не требуют специальной квалификации

Любой из ваших штатных сотрудников
может вбить в таблицу Exel
наименования товаров и выделить нужные столбцы зелёненьким цветом. Самому
браться за это — не самое продуктивное управленческое решение.  

2. Растянуты по временным срокам

Такие дела могут быть важными, но
не требовать вашей вовлеченности. Чтобы проверить работу, указать на дальнейшие
планы, можно присоединиться к проекту, когда он на 80% выполнен.

3. Их выполнение можно универсализировать и
стандартизировать

Если выполнение некоторых обязанностей подчиняется четкому алгоритму и не
требует регулярного принятия решений, лучше найти сотрудника, обучить его и
поручить ему задачи аналогичного рода.  Затем
останется только контролировать результаты.

4. Вы в них не разбираетесь

Далеко не каждый руководитель —
Леонардо да Винчи, который умеет всё. Кто-то неграмотно составляет тексты,
кто-то не любит работать со статистикой. Упрямство и выполнение таких задач
через силу отнимает время, энергию, силы. Проще поручить их специалистам. Чем в
час ночи пытаться смонтировать видео для презентации, обратитесь к видео-мейкеру.

5. Срочные дела, на которые у вас
недостаточно времени

Если текущая загрузка не даст вам
справиться с новой задачей и соблюсти дедлайн, делегируйте её. Так вы сделаете
несколько важных дел одновременно, но уложитесь в сроки.  

Что нельзя делегировать?

Дела, которыми лучше заняться самостоятельно:

1.  Выработка стратегии компании

Постановка целей, изменение бизнес-стратегии, анализ
результатов — это примеры обязанностей руководителя. Вряд ли кто-то из наёмных
сотрудников будет ориентироваться в этом лучше него.

2. Управление сотрудниками и их мотивация

Поставить задачи, заинтересовать сотрудников — функции
руководителя. Конечно, подчинённые могут самостоятельно себя мотивировать. Но
не факт, что это будет то, что нужно именно вам.

3. Проблема особой важности.

Ведь пока вы их не решите, думать о чём-то другом не
сможете.

4. Задачи с повышенным
риском

Можно поручить их особо ответственному подчинённому, но
действительно ли он готов будет не рискам. Да и готовы ли вы будете его потом
достойно поощрить в случае успеха? И не придётся ли потом кого-то увольнять?
Себя-то вы простите с большей вероятностью.

6. Срочные дела, которые надо
решить прям сейчас.

Некоторые задачи проще и быстрее решить самому, чем вводить
подчинённых в курс дела.

Как правильно делегировать: 7 золотых принципов Брайана Трейси

Какие технологии использовать при
делегировании? На помощь приходят советы Брайfна Трейси, известного тренера по
эффективному управлению и личностному успеху.

1. Сложность задачи должна соответствовать уровню
исполнителя

Сотрудник справляется с 70%
задачи — значит ему по силам выполнить и 100%.  Если же задача для него совсем, соотносите ее
с тем, что сотрудник умеет, а также с его мотивацией. Задача не должна казаться
исполнителю слишком сложной.

2. Соблюдайте принцип постепенности

Делегировать полномочия лучше
поэтапно. Так вы обучите сотрудника и повысите его уверенность. Особенно это
касается крупных и трудных дел.

3. Поручайте задачу целиком

Лучший способ замотивировать
сотрудника — дать ему ощущение полной ответственности за переданное дело. У
человека вырастает уверенность, самоуважение и компетентность.  

4. Договоритесь о конкретном результате

Дайте понять, чего вы ждёте по
итогу. Полезно переспросить сотрудника, как он понял задачу и её результат.

5. Общайтесь с сотрудником в ходе выполнения задачи

Мотивация сотрудника и разговоры
с руководителем связаны напрямую. Пообщавшись с работодателем, подчинённые
стремится выполнить работу качественнее и быстрее.

6. Делегируйте не только задачи, но и ответственность

Соизмеряйте задачу с теми ресурсами,
которые потребуются исполнителю в ходе работы. Если задача трудная и большая,
расскажите, сколько времени вы на нее даёте и у кого они могут попросить о
помощи. Часто руководителя недооценивают масштаба задачи, неверно рассчитав время
или деньги, которых она требует.

7. Дайте исполнителю свободу

Оставьте его в покое. Вы уже
поручили ему ответственность — доверьтесь его профессионализму. Кстати,
некоторые руководители склонны «забирать задачу обратно»: перепроверять сотрудника,
контролировать процесс, менять ход работы, требовать отчётов.

Вывод

Прийти к вершинам можно, только
умея организовывать команду. И делегируя часть своих полномочий. Так вы увеличите
количество свободного времени и начнёте зарабатывать больше. Кажется, что
планирование времени не связано с финансовой грамотностью. Но ведь «время —
деньги», а значит то, насколько качественно вы распоряжаетесь своим временем,
скажется на вашем финансовом благосостоянии.

1. Главная
2. Цели и мотивация
3. Время — деньги. Как правильно делегировать?

Полезные материалы